Відділи державної реєстрації актів цивільного стану надають громадянам правову допомогу у витребуванні документів про державну реєстрацію актів цивільного стану – народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу, зміну імені, встановлення батьківства та усиновлення, які здійснено в компетентних органах іноземних держав, а також у дипломатичних представництвах колишнього СРСР, при цьому відділи дотримуються вимог міжнародних договорів, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

За загальним правилом зазначені документи витребовуються через Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України, якщо інший порядок не встановлено міжнародним договором України. Департамент консульської служби МЗС України здійснює витребування документів з-за кордону через посередництво дипломатичних представництв та консульських установ України після заповнення анкет, що надсилаються заявникам на їх письмове звернення, та після сплати заявниками консульського збору за розгляд заяви про витребування документа з-за кордону та за витребування документа з-за кордону.

На сьогоднішній день, приділяючи важливе значення розвитку співробітництва в галузі надання правової допомоги у цивільних та сімейних справах, Україною підписано та ратифіковано договори про правову допомогу та правові відносини у цій сфері з багатьма державами. Україною підписано та ратифіковано договори з Китаєм, Польщею, Литвою, Молдовою, Естонією, Монголією, Грузією, Латвією, Узбекистаном, В'єтнамом, Болгарією, Румунією, Македонією, Турецькою Республікою, Чеською Республікою, Грецією, Угорською Республікою, Корейською Народно - Демократичною Республікою, Республікою Куба, Кіпр. Крім того, Україна є учасницею Конвенції про правову допомогу та правові відносини у цивільних, сімейних і кримінальних справах, яку було підписано 22 січня 1993 року у Мінську, також і Російською Федерацією, Білорусією, Казахстаном, Таджикистаном, Вірменією, Молдовою, Азербайджаном, Узбекистаном та Киргизією. І у більшості міжнародних договорів з вище перерахованими країнами передбачено, що громадяни мають право витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану безпосередньо через органи державної реєстрації актів цивільного стану.

Отже, якщо необхідно витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану з-за кордону, громадянам необхідно в першу чергу особисто письмово  звернутися за правовою допомогою у вирішенні цього питання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем свого проживання, маючи при собі паспорт або паспортний документ. Якщо міжнародним договором України із іноземною країною, з якої необхідно витребувати документи, передбачено, що відділ державної реєстрації актів цивільного стану є уповноваженим органом у цьому питанні, то працівниками відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем звернення буде надана допомога у складанні письмової заяви або анкети від імені заявника на адресу компетентного органу іноземної держави (заява (анкета) обов’язково має бути підписана заявником), до заяви буде підготовлено офіційне прохання відділу державної реєстрації актів цивільного стану про надання правової допомоги на адресу компетентного органу іноземної держави із дотриманням вимог щодо мови його складання та реквізитів, які передбачені відповідним міжнародним договором або Конвенцією. Зазначені документи направляються для виконання до компетентного органу іноземної держави за посередництвом Головного територіального управління юстиції у Дніпропетровській області.

Після виконання прохання запитуваний орган іноземної держави пересилає документ запитуючому відділу державної реєстрації актів цивільного стану України, тому заявник отримує прислані документи у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, до якого він звертався за правовою допомогою. При виконанні клопотання про надання правової допомоги запитуваний орган застосовує законодавство своєї країни, і, коли прохання не може бути виконане, він повертає його, повідомляючи про причину невиконання.

Начальник відділу державної реєстрації актів цивільного стану С.Я. Потарська