Процедура проставлення апостиля включає:

- прийом документів та реєстрацію заяви;

- з'ясування, чи підлягають подані документи проставленню апостиля та чи немає підстав для відмови;

- звірку відповідності підпису та якості, в якій виступала особа, що підписала документ, а також відбитків печатки та/або штампа, проставлених на документі, зразкам, що є наявними у справах Міністерства юстиції України або були витребувані відповідно до пункту 13 цього Порядку;

- одержання документа про внесення плати за проставлення апостиля або оригіналу та копії документа, що підтверджує право на звільнення від сплати;

- проставлення апостиля, якщо документи відповідають вищезазначеним вимогам;

- реєстрацію документів, на яких проставлено апостиль.

Слід звернути окрему увагу, що строк розгляду документів, поданих для проставлення апостиля, чи підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації становить один робочий день, а відсутність відмітки (засвідчувальний напис) Головного територіального управління юстиції на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану не є перешкодою у проставлянні апостиля, а лише впливає на термін розгляду документів Міністерства юстиції України в нижчевикладених  випадках:

Строк розгляду документів може бути продовжено:

-  до трьох робочих днів - у зв'язку з поданням кількості документів, що не може бути опрацьована працівниками Міністерства юстиції України, відповідальними за проставлення апостиля чи підготовку нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації, з поважних причин (хвороба, звільнення, довготривала відпустка, технічні причини, для усунення яких необхідний додатковий час, тощо);

-  до двадцяти робочих днів - у зв'язку з необхідністю отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа; додаткової інформації або роз'яснень, у тому числі якщо справжність поданого документа викликає сумнів.

Для проставлення апостиля фізичні особи та представники юридичних осіб подають:

- заяву;

- документ, який посвідчує особу (пред'являється);

- документи, на яких потрібно проставити апостиль;

- документ про внесення плати за його проставлення або оригінал та копію документа, що підтверджує право на звільнення від сплати.

У проставлянні апостиля на документі відмовляється, якщо:

- документ призначається для використання в країні, яка не приєдналася до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, 1961 року (далі - Конвенція) або є учасницею Конвенції, але висловила заперечення проти приєднання України відповідно до статті 12 Конвенції;

- текст документа неможливо прочитати внаслідок пошкодження;

- документ написаний чи підписаний олівцем або отриманий через засоби факсимільного зв'язку;

- у документі є незастережені виправлення або дописки;

- Міністерство юстиції України не має повноважень на проставлення апостиля на цьому документі;

- підпис особи, яка підписала документ, відбиток печатки та/або штампа не відповідають наявним у Міністерстві юстиції України зразкам підпису, відбитка печатки та/або штампа на документі

Плата за надання адміністративних послуг

Наказом Міністерства юстиції від 18.12.2003 № 161/5 «Про розмір та порядок оплати послуг з проставляння апостиля» встановлено плату за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України і призначених для використання на території інших держав для громадян України, іноземних громадян та осіб без громадянства – 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн) та для юридичних осіб – 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн).

Плата за надання послуг з проставлення апостиля перераховується до загального фонду державного бюджету.

Одержувач коштів за надання послуг з проставлення апостиля - ГУ ДКСУ у м. Києві, р/р 33214879700001, МФО 820019, ЄДРПОУ 37993783, код платежу 22012500.

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян.

Послуги з підготовки нотаріально оформлених документів для подальшої консульської легалізації надаються Міністерством юстиції України безкоштовно.

ЗАСВИДЕТЕЛЬСТВОВАНИЕ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПОРЯДКЕ КОНСУЛЬСКОЙ ЛЕГАЛИЗАЦИИ

Существует список стран, которые не входят в список стран-участниц Гаагской конвенции, поэтому упрощенная схема легализации путем проставления апостиля для них не действует. Для таких стран необходима легализация через консульство.

Этапы консульской легализации документов:

• проставление печати Министерства юстиции Украины;
• проставление печати Министерства иностранных дел Украины;
• нотариальный перевод;
• проставление печати консульства (посольства) необходимой страны.

Особенности консульской легализации:

• для подачи документов от имени заказчика на легализацию необходима доверенность, оформленная у нотариуса на одного из сотрудников бюро переводов. В противном случае, документы не примут в вышеуказанных инстанциях. Если владелец документа находится в другой стране, то доверенность можно оформить непосредственно в консульстве Украины в этой стране;
• при легализации дипломов об образовании, печати легализации проставляются на нотариально заверенные копии документов. Основное требование – предоставить архивную справку из учебного заведения;
• если легализация ставится на документы, выданные управлениями ЗАГС, то необходимо предоставлять новый образец. В случае если в стране выдачи приемлем старый образец документа, то легализация проставляется на его нотариально заверенной копии;
• легализация документов юридических лиц требует предоставления сопроводительного письма от компании на бланке с печатью и подписью директора. В письме должны быть указаны данные человека, который будет подавать документы на легализацию.

Консульский департамент не проставляет печати легализации на документах, которые составлены на территории иностранных государств. Документы подобного типа легализируются в консульстве Украины, которое находится в стране выдачи документов.