Стаття 17 Закону України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» (далі - Закон) встановлює вимоги до текстів документів, які подаються для державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень.

Тексти всіх документів, що подаються для державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, повинні бути написані розбірливо. Якщо текст документу є рукописним, він має бути написаний розбірливим почерком, всі літери такого тексту мають бути зрозумілі. Якщо текст документу надрукований, літери мають бути достатньо яскраві, щоб бути зрозумілими.

У тексті документів, що подаються для державної реєстрації прав, повністю мають бути написані наступні відомості:

А) Прізвище, ім’я, по-батькові фізичної особи. Відповідно до статті 28 Цивільного кодексу України ім'я фізичної особи, яка є громадянином України, складається із прізвища, власного імені та по батькові, якщо інше не випливає із закону або звичаю національної меншини, до якої вона належить. А відповідно до статті 12 закону України «Про національні меншини в Україні», громадяни, в національній традиції яких немає звичаю зафіксовувати «по батькові», мають право записувати в паспорті лише ім'я та прізвище, а у свідоцтві про народження - ім'я батька і матері. Отже написаним повністю треба вважати і прізвище та ім’я фізичної особи без зазначення «по батькові», якщо така форма імені фізичної особи зафіксована в її паспорті громадянина України або в іншому документі, що посвідчує особу заявника.

Б) Місце проживання фізичної особи. Відповідно до статті 29 Цивільного кодесу України, місцем проживання фізичної особи є житловий будинок, квартира, інше приміщення, придатне для проживання в ньому (гуртожиток, готель тощо), у відповідному населеному пункті, в якому фізична особа проживає постійно, переважно або тимчасово. Згідно статті 6 Закону України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні» місце проживання фізичної особи має бути зареєстроване. Отже у документах, що подаються для державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, має бути вказане те місце проживання фізичної особи, яке зареєстроване у встановленому законом порядку.

В) Найменування юридичної особи. Відповідно до частини 3 статті 90 Цивільного кодексу України, найменування юридичної особи вказується в її установчих документах і вноситься до єдиного державного реєстру (мова йдеться про єдиний державний реєстр юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців, що ведеться відповідно до Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців»). Отже у документах, що подаються для державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень має бути вказане саме це найменування юридичної особи, а не її комерційне найменування, скорочена назва тощо.

Г) Місцезнаходження юридичної особи. Чинне українське законодавство містить суперечливі норми стосовно того, що вважати місцезнаходженням юридичної особи. Так Цивільний кодекс України (стаття 93) під місцезнаходженням юридичної особи розуміє фактичне місце ведення діяльності чи розташування офісу, з якого проводиться щоденне керування діяльністю юридичної особи (переважно знаходиться керівництво) та здійснення управління і обліку. Разом з тим, у законі України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців» місцезнаходженням юридичної особи визнається адреса органу або особи, які відповідно до установчих документів юридичної особи чи закону виступають від її імені (далі - виконавчий орган). В цілях застосування коментованого Закону, під місцезнаходженням юридичної особи слід вважати ту адресу, яка зазначена у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців. Саме це місцезнаходження має бути вказано у документах, що подаються для державної реєстрації прав та обтяжень.

Відповідно до частини 2 коментованої статті не приймаються для державної реєстрації прав та їх обтяжень документи, що мають наступні вади:

а) Підчищення. Підчищення – це механічне видалення частини тексту. Підчищення може існувати само по собі або бути підготовкою для внесення нового тексту. При підчищення текст стирають (тертям гумки) або вишкрябують гострим предметом (лезом бритви). Ознаками підчищення є порушення верхнього шару паперу, зменшення товщини паперу, пошкодження лініювання або захисної сітки, залишки підчищеного тексту, розпливи барвника в штрихах нового тексту.

б) Дописки. Дописки можуть бути як у рукописних, так і у друкованих документах. Дописки здійснюються з метою зміни інформації, викладеної в документі. Як правило, дописки є невеликими за обсягом, але значно змінюють первісні дані у документі. Найчастіше шляхом дописки слів, букв, цифр або окремих штрихів змінюється дата складання документу, прізвище, ім’я фізичної особи або найменування юридичної особи, сума грошей тощо. Основними ознаками зробленої дописки є розходження в загальних та окремих ознаках почерку в дійсній та дописаній частинах (розмір букв, розгін почерку товщина штрихів тощо). Якщо дописка робиться друкарським шляхом, можуть спостерігатися розбіжності в горизонтальному розташуванні друкованих знаків, розходження в кольорі знаків тощо.

в) Закреслені слова та інші не обумовлені в самому документі виправлення. В документах, що подаються для державної реєстрації прав та обтяжень, не може бути ніяких виправлень, що не обумовлені в самому документі. Це стосується як відкритих виправлень (закреслення слів, вставлення слів або літер, виправлення одних літер на інших тощо), так і підробок, здійснених іншими, крім підчищення до дописки способами (хімічне травлення тексту, заміна частини документу, підробка підписів, відбитків печаток, штампів тощо).

г) Заповнені олівцем. За правилами діловодства заповнення документів олівцем не допускається незалежно від кольору олівця. Це пов’язано із можливістю витирати олівець за допомогою гумки, а отже змінювати текст документу. Текст документу має бути або друкований, або написаний чорнильною чи кульковою ручкою чорними або блакитними чорнилами.

д) Пошкодження, які не дають змоги однозначно тлумачити зміст документу. Це можуть бути як пошкодження самого документу (відірваний шматок документу, обгорілість), так і пошкодження тексту (залиття фарбою, розмиття водою, забруднення тексту тощо). Певні пошкодження документів можна не враховувати, якщо вони не впливають на можливість однозначно розуміти зміст документу. Якщо ж пошкодження мають такий характер, що повністю прочитати текст документу не можливо, документ з такими пошкодженнями не приймається для державної реєстрації прав та їх обтяжень.

Відповідно до частини 3 статті 17 Закону, документи, що встановлюють виникнення, перехід, припинення прав на нерухоме майно і подаються для державної реєстрації прав, повинні відповідати вимогам, встановленим Законом та іншими нормативно-правовими актами. Це стосується як форми таких документів, так і їх обов’язкових реквізитів. Правильність форми та змісту наданих документів визначається на момент їх видачі. Документи вважаються відповідними до законодавства та мають бути прийняті для державної реєстрації навіть якщо в момент проведення державної реєстрації вимоги до їх оформлення є іншими.

Перелік документів для здійснення державної реєстрації прав та їх обтяжень, визначається у Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень, затвердженому постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 2013 року №868. Конкретні вимоги до форми та змісту того чи іншого документу містяться у нормативних актах, відповідно до яких той чи інший документ виданий (наприклад, якщо це судове рішення – у відповідному процесуальному кодексі; якщо договір – у Цивільному кодексі, Господарському кодексі, спеціальному законі тощо).

Відповідальність за достовірність відомостей, які містяться у документах, поданих для проведення державної реєстрації прав, взяття на облік безхазяйного нерухомого майна, несе заявник.

Стаття 16 Закону передбачає можливість подання заяв про реєстрацію прав та їх обтяжень в електронній формі.

При цьому передбачається, що до заяви в електронній формі додаються оригінали електронних документів, необхідних для державної реєстрації прав та їх обтяжень, або електронні копії оригіналів документів, необхідних для державної реєстрації прав та їх обтяжень, виготовлені шляхом сканування таких документів у паперовій формі.

Якщо заява про реєстрацію та необхідні документи подаються в електронній формі, їхнє оформлення має відповідати законодавству України в сфері електронного документообігу. Мова йдеться про закони України «Про державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» та «Про електронний цифровий підпис».

Якщо заявник подає оригінал електронного документа, такий документ повинен мати всі необхідні реквізити, в тому числі електронний цифровий підпис. Порядок застосування електронного цифрового підпису затверджений Постановою кабінету міністрів України від 28 жовтня 2004 року №1452 «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності».

Слід також зазначити, що оригінали не всіх документів можуть бути електронними. Так не може існувати в електронній формі оригінал свідоцтва про права на спадщину, а також інші документи, передбачені у статті 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг».

Якщо до електронної заяви про реєстрацію прав та обтяжень додаються електронні копії паперових документів, такі електронні копії мають бути ідентичними оригіналам. Відповідальність за таку відповідність несе особа, яка подає заяву про державну реєстрацію прав та їх обтяжень в електронній формі. Отже зазначена особа має звірити паперові оригінали та електронні від скановані копії документів. Якщо в подальшому буде виявлена невідповідність електронної копії паперовому документу саме особа-заявник буде зобов’язана відшкодувати заподіяну цим шкоду.

Основні вимоги до документів, які подаються для реєстрації нерухомості через пошту

Загальні вимоги до документів, які подаються для державної реєстрації речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень, врегульовано Законом та наказом Міністерства юстиції України від 17.04.2012 №595/5 «Про впорядкування відносин, пов’язаних із державною реєстрацією речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень» зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 20 квітня 2012 року за №590/20903.

Постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.2013 №868 «Про затвердження Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень і Порядку надання інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно» (далі – Порядок), визначено вимоги щодо подання документів для проведення державної реєстрації прав, взяття на облік безхазяйного нерухомого майна шляхом надсилання заявником їх поштою з описом вкладення через оператора поштового зв’язку.

Порядок передбачає лише дві підстави для повернення заявникові поданої заяви та документів, без реєстрації її у базі даних про реєстрацію заяв і запитів: 

- у разі виявлення невідповідностей між документами, що були надіслані поштою, та описом вкладення до них;

- у разі відсутності документа, що підтверджує внесення плати за надання витягу з Державного реєстру прав, та документа про сплату державного мита, крім випадків, коли заінтересована особа відповідно до закону звільнена від сплати державного мита та/або плати за надання витягу з Державного реєстру прав (в цьому разі документ про сплату державного мита та/або документ, що підтверджує внесення плати за надання витягу з Державного реєстру прав, не подаються). 

Орган державної реєстрації прав у строк, що не перевищує трьох робочих днів після отримання заяви та документів що додаються до неї, повертає їх заявнику поштою з описом вкладення.

У разі відсутності підстав для повернення заявникові поданої заяви та документів що додаються до неї, без реєстрації її у базі даних про реєстрацію заяв і запитів, орган державної реєстрації прав реєструє таку заяву в базі даних про реєстрацію заяв і запитів не пізніше наступного робочого дня з моменту її надходження. При цьому заявникові картка прийому заяви не видається.

Обов’язково необхідно звернути увагу на те, що під час подання заяви шляхом надсилання поштою справжність підпису заявника засвідчується відповідно до Закону України «Про нотаріат».

У разі подання заяви шляхом надсилання поштою органом державної влади чи органом місцевого самоврядування (їх посадовими особами) підпис заявника скріплюється печаткою відповідного органу (посадової особи).

Орган державної реєстрації прав, нотаріус не пізніше наступного робочого дня з моменту прийняття рішення про державну реєстрацію прав/про відмову у державній реєстрації прав, надсилає заявнику поштою з описом вкладення витяг з Державного реєстру прав, свідоцтво (в разі його формування)/рішення про відмову та документи, що подавалися заявником для проведення державної реєстрації прав (в разі зазначення цього способу отримання документів у самій заяві).

Також нагадуємо, що відповідно до пункту 6 Порядку, відповідальність за достовірність відомостей, які містяться у документах, поданих для проведення державної реєстрації прав, взяття на облік безхазяйного нерухомого майна, несе заявник.

Начальник реєстраційної служби Томаківського районного управління юстиції В.Павленко