Заява про державну реєстрацію прав та їх обтяжень подається до органу реєстрації прав у паперовій або електронній формі у випадках, передбачених Законом.

Порядок державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 2013 року №868 «Про затвердження Порядку державної реєстрації прав на нерухоме майно та їх обтяжень і Порядку надання інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно» (набирає чинності 11.02.2014), встановлює відповідальність заявника за достовірність відомостей, які містяться у документах, поданих для проведення державної реєстрації прав, взяття на облік безхазяйного нерухомого майна. Порядок також встановлює, що документи, які подаються для проведення державної реєстрації прав, взяття на облік безхазяйного нерухомого майна, повинні відповідати вимогам, що встановлені законом, цим Порядком та іншими нормативно-правовими актами.

Форма і вимоги до заповнення заяв та запитів, що подаються до органу державної реєстрації прав для проведення державної реєстрації прав та їх обтяжень, взяття на облік безхазяйного нерухомого майна та надання інформації з Державного реєстру прав, встановлено наказом Міністерства юстиції України від 17.04.2012 №595/5 «Про впорядкування відносин, пов’язаних із державною реєстрацією речових прав на нерухоме майно та їх обтяжень», який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 20 квітня 2012 року за №590/20903 (із змінами).

Так, заява (запит) заповнюється українською мовою розбірливими друкованими літерами кульковою ручкою синього кольору або за допомогою загальноприйнятих технічних засобів. Дати у заявах (запитах) заповнюються арабськими цифрами у форматі – «день, місяць, рік».

Прізвище, ім'я, по батькові фізичної особи, найменування юридичної особи, в тому числі органу державної влади та органу місцевого самоврядування, вказуються повністю.

Не допускаються у заяві (запиті) підчищення, дописки, закреслення чи інші виправлення.

У блоках заяви (запиту), які містять альтернативні значення (наприклад, форма власності, тип об'єкта тощо), обирається необхідне значення, яке позначається символом ˅.

Додаток до заяви заповнюється у разі, коли власників (користувачів, обтяжувачів) декілька. Заява (додаток у разі його заповнення) засвідчується підписом заявника з проставлянням дати її (його) заповнення.

Запит засвідчується підписом посадової особи органу державної влади, місцевого самоврядування, який скріплюється печаткою, з проставленням дати його заповнення.

Заява, що подається в електронному вигляді, підписується електронним цифровим підписом заявника, сумісного з програмним забезпеченням Державного реєстру речових прав на нерухоме майно.